Bij het maken van een keuze tussen best-of-breed cloudoplossingen en Microsoft-uitbreidingen is het belangrijk om zowel theoretische vereisten als praktijkervaringen in overweging te nemen. Hoewel Microsoft goede punten scoort op het gebied van kosten en extra mogelijkheden voor gebruikers van Azure AD en Microsoft 365, is het ook belangrijk om praktische implementatie en lessen uit het verleden mee te nemen in de besluitvorming.

Onlangs hebben enkele van onze klanten ervoor gekozen om Microsoft B2C te gebruiken in plaats van Okta CIAM, en om Box en Slack te vervangen door SharePoint en Teams. Bij CloudGuide hebben we onze bedenkingen bij deze keuzes. Maar zijn we bevooroordeeld of is er echt iets mis?

Het kiezen voor Microsoft lijkt vaak een makkelijke keuze. Administratief gezien is er vaak al een contract omdat Microsoft 365 al wordt gebruikt. Bovendien zijn er veel extra functies beschikbaar binnen het Microsoft-ecosysteem. Het idee is dat je met Microsoft geen verkeerde keuze kunt maken.

Box en SharePoint worden allebei gezien als document management systemen. Op basis van mijn ervaring sinds 2000 met verschillende document management systemen, ben ik van mening dat Box inmiddels op een zeer hoog niveau is gekomen en dat er geen reden meer is om te kiezen voor een "enterprise content management" oplossing zoals die van OpenText of Hyland. Laat staan dat je die zelf on-premise implementeert.

SharePoint heeft enorme vooruitgang geboekt en kan zeker aan de basisvereisten voldoen, zoals versiebeheer, autorisaties, workflows, metadata en zoekmogelijkheden. Op papier lijkt het allemaal prima te werken met SharePoint.

Maar zoals altijd geldt: "the proof of the pudding is in the eating". Het is moeilijk om van tevoren te beoordelen of SharePoint daadwerkelijk flexibel genoeg is en voldoet aan de eisen die je stelt aan herbruikbaarheid van data. Hoewel Microsoft Graph ook deze vereisten kan afvinken, voelt het in de praktijk niet altijd zo aan. Daarnaast blijkt uit theoretische overwegingen niet dat de trage en soms wat onhandige gebruikerservaring die Microsoft biedt, kan leiden tot het verlies van gebruikers.

Microsoft B2C is de Customer Identity and Access Management (CIAM) oplossing van Microsoft. Op papier kan het zich meten met concurrenten als Duo, Ping en Okta. Het verschil zit echter in de details en maar weinig klanten kunnen van tevoren volledig beoordelen of de oplossing aan hun specifieke eisen voldoet. Kun je bijvoorbeeld je eigen branding volledig doorvoeren? (Nee, dat kan niet.) Ja, het ondersteunt MFA, maar biedt het voldoende flexibiliteit bij het kiezen van verschillende factoren en bij de implementatie ervan? (Nee, dat doet het niet).

Kies je voor de trage maar volledige gebruikerservaring van Teams, of voor de soepele ervaring van Slack die volledig gericht is op professionals die kennis uitwisselen?

Elke tool vereist ook beheer. Ik kom regelmatig in de backend van Microsoft-tools. Wat me opvalt, is dat hoewel het er in de marketing allemaal mooi en geïntegreerd uitziet, het aan de achterkant een lappendeken is van verschillende onderdelen uit verschillende generaties. Dit merk je aan de complexe gebruikerservaring voor beheerders en aan de trage activering van instellingen. Er lijkt een regiemachine actief te zijn die instellingen doorvoert op alle relevante plaatsen. Onlangs had ik al een supportticket aangemaakt bij Okta omdat een integratie niet werkte. Kennelijk had ik nog langer (dan 30 minuten!) moeten wachten, want even later begon het alsnog te werken.

Hoeveel onopgemerkte tijd gaat er verloren aan het inefficientie in het beheer van Microsoft-tools? De kosten die dit soort weglekkende uren met zich meebrengen wegen op tegen de kosten van een abonnement op een best-of-breed tool.

Overigens is er in mijn ogen nog een ernstiger consequentie, namelijk beheer dat helemaal niet wordt uitgevoerd door de onvindbaarheid van de mogelijkheden in het product.

Microsoft speelt in op besluitvormingsaspecten die het management aanspreken, zoals kosten en het risico van de beslissing. Wanneer professionals echter de keuze krijgen, komen ze vaak uit bij best-of-breed tools. Dit heeft te maken met de gebruikerservaring, het begrip voor beheerconsequenties en de integratie en herbruikbaarheid van data via goed ontworpen en snelle API's.

Bij CloudGuide helpen we startups bij de overgang naar scale-up door hun keuze voor best-of-breed tools te ondersteunen. We zijn ervan overtuigd dat de noodzaak om meer controle te hebben gecombineerd moet worden met de flexibiliteit en schaalbaarheid van een fundament van best-of-breed tools zoals Okta, Box en Kandji.